Hybride und virtuelle Generalsversammlungen unter dem neuen Aktienrecht als Aufgabenstellung des IT-Rechts

Die Digitalisierung wird auch durch die Revision des Aktienrechts weiter vorangetrieben. Der Gesetzgeber hat endlich Klarheit in Bezug auf die Durchführung von virtuellen Generalversammlungen (GV) geschaffen. Bis anhin war umstritten, ob diese zulässig sind. Neben der klassischen Variante der GV unter Anwesenheit (physische Teilnahme an einem einzigen Tagungsort oder an mehreren Tagungsorten) sind neu auch virtuelle GV, hybride GV sowie Beschlüsse auf dem Zirkularweg erlaubt.

Bei der Umsetzung dieser Neuerungen ist IT-rechtliches Know How gefragt. Als erfahrene IT-Rechts-Kanzlei bei Digitalisierungsprojekten unterstützen wir Verwaltungsräte umfassend bei der Auswahl, Einführung und Umsetzung von Lösungen und Prozessen für hybride oder virtuelle Generalversammlungen.

Für alle vier Erscheinungsformen gilt: Auf die Umsetzung kommt es an. Die genaue Umsetzung oder auch die zulässigen Technologien müssen nicht in den Statuten geregelt sein (zu den teilweise statutarischen Anpassungen, die Routinesache sind, mehr unten).

Der Verwaltungsrat muss nun aktiv werden. Er sollte die Verwendung der elektronischen Mittel im Rahmen der virtuellen Teilnahme im Einzelnen regeln, z.B. mit einem entsprechenden Reglement oder einer Richtline für die Durchführung erstellen. Das Gesetz schreibt vor, dass der Verwaltungsrat ein Vorgehen sowie eine technische Lösung wählt, welche die Identität der Teilnehmer eindeutig feststellt, die Stimmen und Abstimmungsergebnisse unmittelbar überträgt, Anträge sowie eine Diskussion erlaubt und die Abstimmungsergebnisse unverfälscht dokumentiert.

Treten während der GV technische Probleme auf, sodass diese nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden kann, muss sie entweder ganz oder teilweise wiederholt werden.

Testen, Vorbereiten und technischer Support: Der Verwaltungsrat tut gut daran, den Ablauf gewissenhaft vorzubereiten, die gewählte Technologie vorgängig zu testen sowie einen technischen Support während der Sitzung zu gewährleisten, wenn ihm selbst die technischen Kenntnisse fehlen. Allgemein wird es für eine aufmerksame Teilnahme kaum möglich sein, sich als VR während der GV auch noch um den technischen Ablauf zu kümmern. Eine administrative Unterstützung bei der Technik ist daher zu empfehlen.

Zur Wahl der Lösung: Das Gesetz ist technologieneutral ausgestaltet. Grundsätzlich sind von einer Telefonkonferenz bis zu einer komplexen Softwarelösung hin alles denkbar. Die Wahl der Lösung hängt weitgehend von der Anzahl der Aktionäre ab. Bei nur wenigen Aktionären ist eine weniger komplexe Lösung ausreichend. Handelt es sich jedoch um Dutzende von Aktionären, wird ein simples Teams-Meeting kaum mehr ausreichen, um eine geordnete Sitzung zu führen.

Anwesenheit oder Vollmacht: Bei der Umsetzung sind die allgemeinen aktienrechtlichen Voraussetzungen weiterhin einzuhalten. Es gilt hier beispielsweise an die Teilnahme per Vollmacht oder an die korrekte Erfassung der anwesenden Aktionäre (bzw. Stimmrechte) für die ganze Dauer der GV zu denken. Gerade bei einer virtuellen Lösung wird es viel öfters der Fall sein, dass ein Aktionär die virtuelle Sitzung freiwillig oder unfreiwillig (z.B. bei technischer Störung) verlässt. Dadurch können sich auch die Anwesenheiten und damit die Quoren jederzeit ändern.

IT-Sicherheit und Datenschutz: Im Weiteren sind auch IT-Sicherheitsthemen sowie Datenschutzfragen bei der Umsetzung zu berücksichtigen. Man sollte beispielsweise an die Aufzeichnung einer als Videokonferenz durchgeführten virtuellen Generalversammlung denken.

Zu den statutarischen Anforderungen (eine aktienrechtliche Routine) Folgendes:

• Bei einer virtuellen GV wird die Sitzung ausschliesslich mit elektronischen Hilfsmitteln durchgeführt. Damit sie erlaubt ist, braucht es eine ausdrückliche Statutenbestimmung. Die Gesellschaft muss zudem einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bestimmen. Diese Pflicht besteht nicht, wenn die Statuten die Gesellschaft ausdrücklich davon entbinden.
• Bei der hybriden GV gibt es weiterhin einen physischen Tagungsort, doch wird den Aktionären die Möglichkeit gegeben, virtuell teilzunehmen und ihre Rechte mit Hilfe von elektronischen Mitteln auszuüben. Soll der physische Tagungsort im Ausland sein, ist eine ergänzende Statutenbestimmung notwendig. Ansonsten braucht es für die Durchführung der hybriden GV keine genehmigende Statutenbestimmung.
• Die hybride GV ist von einer GV mit mehreren Tagungsortungen zu unterscheiden. Bei der GV mit mehreren Tagungsorten sind nur physische Tagungsorte vorgegeben; es findet lediglich eine Übertragung zwischen den Tagungsorten statt. Hier braucht es eine besondere statutarische Regelung nur dann, wenn keiner der Tagungsorte in der Schweiz liegt, sondern alle im Ausland liegen sollen.
• GV Beschlüsse auf dem Zirkularweg können ohne statutarische Bestimmung getroffen werden. Diese können auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form gefasst werden, sofern kein Aktionär eine mündliche Beratung verlangt. Im Grundsatz müssen somit alle Aktionäre mit dem Vorgehen einverstanden sein. Durch das Verlangen einer mündlichen Beratung kann ein Zirkularbeschluss jederzeit verhindert werden. In der Praxis stellt ein Zirkularbeschluss vor allem eine Erleichterung für unbestrittene Beschlüsse dar.

Für Unterstützung steht Ihnen Laux Lawyers AG zur Verfügung. Kontakt: yves.gogniat@lauxlawyers.ch